„Wir wollen die Hausverwaltung wechseln – wie geht das eigentlich?“

Der Entschluss ist gefasst: Die Eigentümergemeinschaft möchte künftig mit einer anderen Hausverwaltung arbeiten. Aber wie wird aus diesem Wunsch ein sauber vorbereiteter Verwalterwechsel?

Gerade an dieser Stelle lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen. Denn die Auswahl eines neuen Verwalters ist keine informelle Entscheidung des Beirats, sondern eine Entscheidung der Wohnungseigentümer. Bestellung und Abberufung erfolgen durch Beschluss der Gemeinschaft.

Schritt 1: Bestellung und Verwaltervertrag prüfen

Zuerst sollte geklärt werden, wie lange der amtierende Verwalter bestellt ist und welche Regelungen der Verwaltervertrag enthält. Bestellung und Vertrag sind dabei zwei verschiedene Dinge.

Wichtig ist eine Besonderheit des heutigen Wohnungseigentumsrechts: Der Verwalter kann jederzeit durch Beschluss abberufen werden. Ein wichtiger Grund ist hierfür nicht mehr erforderlich. Der Verwaltervertrag endet allerdings nicht zwingend am selben Tag, sondern spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Deshalb sollte vor jedem Wechsel geprüft werden, wie Abberufung, Vertragsende und Beginn der neuen Verwaltung zeitlich sinnvoll aufeinander abgestimmt werden.

Schritt 2: Geeignete Verwaltungen anfragen und Angebote einholen

Danach beginnt die eigentliche Auswahl. Bei der Neubestellung eines Verwalters sollten der Gemeinschaft regelmäßig mehrere vergleichbare Angebote zur Verfügung stehen. Die Rechtsprechung verlangt im Regelfall eine ausreichende Tatsachengrundlage für die Auswahl; in der Praxis werden deshalb bei einer echten Neubestellung regelmäßig mindestens drei Angebote eingeholt.

Dabei sollte nicht nur die Grundvergütung verglichen werden. Mindestens ebenso wichtig sind Leistungsumfang, Sondervergütungen, Vertragslaufzeit, personelle Ausstattung, Erreichbarkeit, technische Kompetenz, Qualifikation und die Frage, ob die Arbeitsweise der Verwaltung zur Gemeinschaft passt.

Schritt 3: Einen ordnungsgemäßen Tagesordnungspunkt verlangen

Die Verwalterwahl darf nicht überraschend unter „Verschiedenes“ erfolgen. Der Gegenstand der Beschlussfassung muss bereits in der Einladung zur Eigentümerversammlung hinreichend bezeichnet sein.

Eigentümer oder Beirat sollten deshalb rechtzeitig beantragen, die Verwalterbestellung auf die Tagesordnung zu setzen. Soll die Gemeinschaft zugleich über eine Abberufung des bisherigen Verwalters, eine Neubestellung und den neuen Verwaltervertrag entscheiden, sollten diese Punkte in der Einladung klar erkennbar sein.

Ein Formulierungsvorschlag für den Beschlussantrag

„Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestellt die [Name/Firma, Anschrift] mit Wirkung ab dem [Datum] bis zum [Datum] zum Verwalter der Gemeinschaft.

Dem der Einladung beigefügten bzw. den Wohnungseigentümern vor der Beschlussfassung bekannt gegebenen Verwaltervertrag mit einer Grundvergütung von [Betrag] EUR [brutto/netto] monatlich je Einheit sowie den darin ausgewiesenen Sondervergütungen wird zugestimmt.

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, ersatzweise [Name eines Wohnungseigentümers], wird ermächtigt, den Verwaltervertrag für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu unterzeichnen.“

Dieser Text ist ein Formulierungsbeispiel und muss an den konkreten Fall angepasst werden. Insbesondere Beginn und Dauer der Bestellung, Vergütung, Vertragslaufzeit und die bereits bestehende Verwalterbestellung müssen zusammenpassen. Bei einer erstmaligen Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum gelten außerdem andere gesetzliche Höchstfristen als bei späteren Bestellungen.

Schritt 4: Die Bewerber zur Eigentümerversammlung einladen

Wir halten es für sinnvoll, die ernsthaft in Betracht kommenden Bewerber zur Eigentümerversammlung einzuladen. Gesetzlich zwingend ist eine persönliche Vorstellung grundsätzlich nicht. Für die Eigentümer kann sie aber sehr wertvoll sein.

Eine schriftliche Leistungsbeschreibung sagt wenig darüber aus, wie eine Verwaltung kommuniziert, wie sie schwierige Fragen beantwortet und ob zwischen Beirat, Eigentümern und Verwaltung eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe vorstellbar ist.

Die Kandidaten sollten möglichst unter vergleichbaren Bedingungen Gelegenheit erhalten, sich und ihre Arbeitsweise vorzustellen.

Schritt 5: Wenn sich der bisherige Verwalter ebenfalls bewirbt

Besonders sensibel wird die Situation, wenn auch der amtierende Verwalter erneut kandidiert. Nach dem Gesetz führt er grundsätzlich den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt.

Für einen fairen Auswahlprozess empfehlen wir deshalb, für den Tagesordnungspunkt Verwalterwahl einen anderen Versammlungsleiter zu bestimmen – beispielsweise den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats – und allen Bewerbern dieselben Bedingungen einzuräumen.

Nach der jeweiligen Vorstellung kann der Bewerber den Raum verlassen, damit die Eigentümer intern und unbeeinflusst beraten können. Das gilt dann konsequenterweise auch für den bisherigen Verwalter, wenn er selbst erneut Bewerber ist. Ein gesetzlicher Zwang, dass der amtierende Verwalter allein wegen seiner Bewerbung den Raum verlassen muss, besteht nicht; wir halten dieses Vorgehen aber für transparent und fair.

Schritt 6: Über die Bewerber sauber abstimmen

Stehen mehrere Kandidaten zur Wahl, muss auch das Abstimmungsverfahren sauber durchgeführt werden. Die Eigentümer müssen eine echte Auswahlentscheidung treffen können. Insbesondere darf die Abstimmung über weitere Kandidaten nicht einfach abgebrochen werden, solange das Ergebnis nach den für das gewählte Abstimmungsverfahren geltenden Mehrheitsregeln noch offen ist.

Auch deshalb ist es sinnvoll, Ablauf und Versammlungsleitung vor Beginn dieses Tagesordnungspunkts klar festzulegen.

Und wenn die Bestellung des bisherigen Verwalters noch läuft?

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet: „Wir können erst wechseln, wenn die Bestellung abgelaufen ist.“

Das stimmt nach heutiger Rechtslage nicht. § 26 Abs. 3 WEG bestimmt ausdrücklich, dass ein Verwalter jederzeit abberufen werden kann. Die Gemeinschaft ist also nicht gezwungen, einen Verwalter bis zum Ende seiner ursprünglich beschlossenen Amtszeit im Amt zu lassen.

Zu beachten bleibt aber der Verwaltervertrag: Dieser endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Genau deshalb sollte ein vorzeitiger Wechsel wirtschaftlich und terminlich sauber geplant werden.

Was dieser Fachbeitrag zeigt

Ein Verwalterwechsel ist kein kompliziertes Geheimverfahren. Er sollte aber vorbereitet werden. Wer Vertrag und Bestellung prüft, mehrere geeignete Bewerber vergleicht, einen klaren Beschlussantrag stellt und die Auswahl in der Eigentümerversammlung transparent organisiert, schafft gute Voraussetzungen für einen sauberen Neustart.

Unser Fazit

Die wichtigste Frage lautet nicht nur: „Wie werden wir unsere bisherige Hausverwaltung los?“ Sondern: „Wie finden und bestellen wir eine Verwaltung, die zu unserer Gemeinschaft passt?“

Ein professioneller Wechsel verbindet deshalb rechtssichere Beschlüsse mit einem fairen Auswahlverfahren und einer klaren zeitlichen Planung. Gerade bei größeren Eigentümergemeinschaften lohnt es sich, diesen Prozess gemeinsam mit einem engagierten Verwaltungsbeirat sorgfältig vorzubereiten.

Hinweis: Der Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung des konkreten Verwaltervertrags, der Gemeinschaftsordnung oder des Einzelfalls.